Personvernerklæring

GDPR-policy

Hos A1 Care er vi forpliktet til å beskytte personvernet og sikkerheten til din personlige informasjon.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger om deg i samsvar med den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR). Vi er ansvarlige for å bestemme hvordan vi oppbevarer og bruker personopplysninger om deg. Vi er pålagt i henhold til databeskyttelseslovgivningen å varsle deg om informasjonen i denne personvernerklæringen.

Denne personvernerklæringen gjelder nåværende og tidligere ansatte, arbeidere, kunder og leverandører.

Denne kunngjøringen utgjør ikke en del av noen ansettelseskontrakt, engasjementsvilkår eller andre kontrakter for å levere tjenester. Vi kan oppdatere denne kunngjøringen når som helst. For å unngå tvil er vi lovpålagt å utstede denne meldingen til alle individer som vi har personopplysninger om, og utstedelsen av denne kunngjøringen endrer ikke vilkårene i noen kontrakt vi har avtalt med deg og endrer ikke statusen i henhold til som vi har avtalt med deg.

Det er viktig at du leser denne erklæringen, sammen med enhver annen personvernerklæring vi kan gi ved spesifikke anledninger når vi samler inn eller behandler personopplysninger om deg, slik at du er klar over hvordan og hvorfor vi bruker slik informasjon.

PRINSIPPER FOR DATABESKYTTELSE

Vi vil overholde databeskyttelsesloven. Dette sier at personopplysningene vi har om deg må være:

1. Brukes lovlig, rettferdig og på en gjennomsiktig måte

2. Innsamlet kun for gyldige formål som vi tydelig har forklart for deg og ikke brukt på noen måte som er uforenlig med disse formålene
3. Relevant for formålene vi har fortalt deg om og begrenset kun til disse formålene
4. Nøyaktig og holdt oppdatert
5. Oppbevares bare så lenge det er nødvendig for formålene vi har fortalt deg om
6. Oppbevares sikkert

INFORMASJONEN VI HAR OM DEG

Personopplysninger, eller personopplysninger, betyr all informasjon om en person som denne personen kan identifiseres fra. Det inkluderer ikke data der identiteten er fjernet anonyme data. Det er «spesielle kategorier» av mer sensitive personopplysninger som krever et høyere beskyttelsesnivå.

Vi kan samle inn, lagre og bruke følgende kategorier av personlig informasjon om:

Personlig kontaktinformasjon som navn, tittel, adresser, telefonnumre og personlige e-postadresser.

Fødselsdato

Kjønn

Nasjonalt identitetsnummer eller D-nummer;

Detaljer om bankkonto

Private og bedrifts-e-postadresser

Økonomisk informasjon

Lønn, årlig ferie, klagesaker og disiplinærinformasjon kun for ansatte

Startdato, permisjonsdato

Plassering av arbeidsplass

Rekrutteringsinformasjon inkludert kopier av rett til arbeid dokumentasjon, referanser og annen informasjon inkludert i en CV eller som en del av søknadsprosessen

Informasjon om din bruk av våre informasjons- og kommunikasjonssystemer

Fotografier

En logg over kommunikasjonen vår med deg via e-post, telefon og WhatsApp

All annen arbeidsrelatert informasjon du gir, for eksempel utdanning eller opplæringsbevis

Vi samler også inn, lagrer og bruker følgende «spesielle kategorier» av mer sensitiv personlig informasjon:

Informasjon om helsen din, inkludert eventuell medisinsk tilstand, helse- og sykejournaler

Registreringer fra opplysnings- og sperretjenesten

HVORDAN VI SAMLER INFORMASJONEN

Denne informasjonen vil ha blitt gitt, eller vil bli gitt, av deg eller en tredjepart som vi jobber med, for eksempel et jobbfirma eller en annen arbeidsbedrift eller -byrå. Ved referanser vil disse være fra dine tidligere arbeidsgivere. Medisinsk informasjon kan leveres av en tredjepart som din fastlege, konsulent eller arbeidshelse eller oppgis i vårt Employment Fitness Questionnaire. Utfallet av kriminalregisterkontroller og sikkerhetsklareringskontroller, der det er relevant, vil bli levert av Opplysnings- og sperretjenesten eller annet eksternt selskap som gjelder plasseringen.

Informasjonen ovenfor brukes til å tilby våre tjenester til deg i vår egenskap av en arbeidsformidlingsbedrift/-byrå for å finne passende arbeid for deg enten på midlertidig eller permanent basis basert på dine krav som angitt nedenfor.

HVORDAN VI VIL BRUKE INFORMASJON OM DEG

Vi vil kun bruke dine personopplysninger når loven tillater oss det. Oftest vil vi bruke din personlige informasjon under følgende omstendigheter

1.            Hvor må vi utføre kontrakten vi har inngått med deg? For å oppfylle vår kontrakt med deg kan vi kontakte deg via post, telefon, e-post eller andre elektroniske midler

2.            Hvor må vi overholde en juridisk forpliktelse

3.            Der vi har identifisert legitime interesser (eller de til en tredjepart) og dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke overstyrer disse interessene

Vi kan også bruke din personlige informasjon i følgende situasjoner:

1.            Hvor vi trenger å beskytte interessene dine (eller andres interesser)

2.            Der det er nødvendig i allmennhetens interesse eller for offisielle formål

Situasjoner der vi vil bruke din personlige informasjon

Vi trenger alle informasjonskategoriene i listen ovenfor, primært for å tillate oss å:

•             Utfør kontrakten vår med deg (inkludert for at vi skal finne ut om du er egnet for roller) hvis vi forhandler eller har inngått en avtale med deg eller organisasjonen din eller en hvilken som helst annen kontrakt om å yte tjenester til deg eller motta tjenester fra deg eller din organisasjon

•             For å gjøre det mulig for oss å overholde juridiske forpliktelser

•             I noen tilfeller kan vi bruke din personlige informasjon til å forfølge legitime interesser fra våre egne eller tredjeparter, forutsatt at dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke overstiger disse interessene. Situasjonene der vi behandler dine personopplysninger er oppført nedenfor.

Nedenfor har vi angitt formålet eller formålene som vi behandler eller vil behandle dine personopplysninger for, samt indikere hvilke kategorier av data som er involvert.

•             Bestemme vilkårene du jobber for oss på

•             Kontrollerer at du har juridisk rett til å jobbe i Norge.

•             Betaler deg og trekker fra skatt, folketrygdavgift

•             Kontakt med pensjonsleverandøren din (hvis aktuelt)

•             Administrere kontrakten vi har inngått med deg

•             Ta beslutninger om din fortsatte ansettelse eller engasjement

•             Lage ordninger for oppsigelse av kontrakten vår med deg

•             Håndtering av juridiske tvister som involverer deg, eller andre ansatte eller arbeidere, inkludert arbeidsulykker og sikkerhetsproblemer

•             Kontroller at du er i form til å fungere

•             Håndtering av sykefravær

•             Overholdelse av helse- og sikkerhetsforpliktelser

•             For å forhindre svindel

•             For å overvåke bruken din av informasjons- og kommunikasjonssystemene våre for å sikre overholdelse av IT-retningslinjer.

•             For å sikre nettverks- og informasjonssikkerhet, inkludert å forhindre uautorisert tilgang til våre datamaskiner og elektroniske kommunikasjonssystemer og forhindre distribusjon av skadelig programvare

•             For å utføre dataanalysestudier for å gjennomgå en bedre forståelse av ansattes bevaring og avgang

•             Overvåking av like muligheter

Noen av de ovennevnte behandlingsgrunnene vil overlappe, og det kan være flere grunner som rettferdiggjør vår bruk av dine personopplysninger.

Det skal bemerkes at årsakene som er oppført ovenfor kanskje ikke gjelder for alle de vi samarbeider med. Hvis du for eksempel er engasjert under vilkårene for engasjement, vil vi ikke bruke din personlige informasjon til disiplinære eller klagesaker.

Hvis du unnlater å oppgi personopplysninger

Hvis du unnlater å oppgi visse opplysninger når du blir bedt om det, kan det hende vi ikke kan utføre kontrakten vi har inngått med deg (som å betale deg eller gi en fordel), eller vi kan bli forhindret fra å overholde våre juridiske forpliktelser (som f.eks. for å sikre helsen og sikkerheten til våre arbeidere).

Endring av formål

Vi vil kun bruke dine personopplysninger til formålene vi samlet den inn for, med mindre vi med rimelighet vurderer at vi trenger å bruke den av en annen grunn og den grunnen er forenlig med det opprinnelige formålet. Hvis vi trenger å bruke din personlige informasjon til et urelatert formål, vil vi varsle deg og vi vil forklare det juridiske grunnlaget som tillater oss å gjøre det.

Vær oppmerksom på at vi kan behandle dine personopplysninger uten din viten eller ditt samtykke, i samsvar med reglene ovenfor, der dette er påkrevd eller tillatt ved lov.

HVORDAN VI BRUKER SPESIELT SENSITIV PERSONOPPLYSNING

«Spesielle kategorier» av spesielt sensitive personopplysninger krever høyere beskyttelsesnivåer. Vi må ha ytterligere begrunnelse for å samle inn, lagre og bruke denne typen personopplysninger. Vi kan behandle spesielle kategorier av personopplysninger under følgende omstendigheter:

1.            I begrensede omstendigheter med ditt uttrykkelige skriftlige samtykke

2.            Hvor vi trenger å utføre våre juridiske forpliktelser og i tråd med retningslinjene for databeskyttelse

3.            Det er nødvendig i allmennhetens interesse, for eksempel for likestillingsovervåking eller i forhold til pensjonsordninger og i tråd med vår databeskyttelsespolicy

4.            Der det er nødvendig for å vurdere arbeidsevnen din på helsemessige grunner, underlagt passende konfidensialitet.

Mindre vanlig kan vi behandle denne typen informasjon der det er nødvendig i forhold til juridiske krav eller der det er nødvendig for å beskytte dine interesser (eller andres interesser) og du ikke er i stand til å gi ditt samtykke, eller der du allerede har gitt samtykke. informasjonen offentlig. Vi kan også behandle slik informasjon om medlemmer eller tidligere medlemmer i løpet av legitime forretningsaktiviteter med passende sikkerhetstiltak.

Våre forpliktelser som arbeidsgiver for våre ansatte (ikke engasjert under vilkårene for engasjement)

For ansatte kan vi bruke dine spesielt sensitive personopplysninger på følgende måter:

•             Vi kan bruke informasjon knyttet til permisjoner, som kan inkludere sykefravær eller familierelaterte permisjoner, for å overholde arbeidslover og andre lover

•             Vi kan bruke informasjon om din fysiske eller mentale helse, eller funksjonshemmingsstatus, for å sikre din helse og sikkerhet på arbeidsplassen og for å vurdere din egnethet til å jobbe, for å sørge for passende arbeidsplasstilpasninger, for å overvåke og administrere sykefravær og for å administrere ytelser

Trenger vi ditt samtykke?

Vi trenger ikke ditt samtykke hvis vi bruker spesielle kategorier av personopplysningene dine i samsvar med våre skriftlige retningslinjer for å utføre våre juridiske forpliktelser eller utøve spesifikke rettigheter. I begrensede tilfeller kan vi henvende oss for ditt skriftlige samtykke for å tillate oss å behandle visse spesielt sensitive data. Hvis vi gjør det, vil vi gi deg alle detaljer om informasjonen vi ønsker og årsaken til at vi trenger den, slik at du nøye kan vurdere om du ønsker å samtykke. Du bør være klar over at det ikke er en betingelse i kontrakten din med oss at du godtar enhver forespørsel om samtykke fra oss.

INFORMASJON OM KRIMINELLE DOMMER

Vi kan bare bruke informasjon knyttet til straffedommer der loven tillater oss å gjøre det. Dette vil vanligvis være der slik behandling er nødvendig for å utføre våre forpliktelser og forutsatt at vi gjør det i tråd med vår databeskyttelsespolicy.

Mindre vanlig kan vi bruke informasjon knyttet til straffedommer der det er nødvendig i forhold til rettslige krav, der det er nødvendig for å beskytte dine interesser (eller andres interesser) og du ikke er i stand til å gi ditt samtykke, eller der du allerede har gitt samtykke. informasjonen offentlig.

Vi foretar DBS-kontroller og kan foreta en DBS-sjekk på deg når det er nødvendig. Hvis vi gjør det, vil du gi oss samtykke ved å fylle ut et DBS-søknadsskjema eller et samtykkeskjema for at vi skal se etter oppdateringer på et originalt DBS-sertifikat som du har registrert hos DBS Update Service. Vi beholder en kopi av DBS-resultatene på filen din.

AUTOMATISERT BESLUTNINGSTAKING

Automatisert beslutningstaking finner sted når et elektronisk system bruker personlig informasjon til å ta en beslutning uten menneskelig innblanding. Vi har lov til å automatisere beslutningstaking under følgende omstendigheter:

1.            Der vi har varslet deg om avgjørelsen og gitt deg 21 dager på å be om en ny vurdering

2.            Der det er nødvendig å utføre kontrakten med deg og passende tiltak er på plass for å ivareta dine rettigheter

3.            Under begrensede omstendigheter, med ditt uttrykkelige skriftlige samtykke og der det er på plass passende tiltak for å ivareta dine rettigheter.

Hvis vi tar en automatisert beslutning på grunnlag av noen spesielt sensitive personopplysninger, må vi enten ha ditt uttrykkelige skriftlige samtykke eller det må være begrunnet i allmennhetens interesse, og vi må også iverksette passende tiltak for å ivareta dine rettigheter.

Du vil ikke bli underlagt avgjørelser som vil ha en betydelig innvirkning på deg basert utelukkende på automatiserte beslutninger med mindre vi har et lovlig grunnlag for å gjøre det og vi har varslet deg.

Vi ser ikke for oss at noen avgjørelser vil bli tatt om deg ved bruk av automatiserte midler, men vi vil varsle deg skriftlig hvis denne posisjonen endres.

DATADELING

Vi vil dele disse dataene når det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg eller for å administrere vårt arbeidsforhold med deg. Vi deler ikke denne datoen for å sende deg markedsføringsmateriell med mindre vi har innhentet ditt samtykke til det. Vi har en legitim forretningsinteresse i å holde deg oppdatert med nyheter om selskapet vårt og holde deg oppdatert med lovendringer.

Det kan hende vi må dele dataene dine med tredjeparter, inkludert tredjeparts tjenesteleverandører og andre enheter. Vi krever at tredjeparter respekterer sikkerheten til dine data og behandler dem i samsvar med loven.

I tilfelle vi overfører dine personopplysninger utenfor EU kan du forvente en tilsvarende grad av beskyttelse med hensyn til dine personopplysninger.

Hvorfor kan vi dele din personlige informasjon med tredjeparter?

Vi kan dele dine personopplysninger med tredjeparter der det er påkrevd ved lov, der det er nødvendig for å administrere arbeidsforholdet med deg eller der vi har en annen legitim interesse i å gjøre det.

Hvilke tredjeparts tjenesteleverandører behandler personopplysningene dine?

«Tredjeparter» inkluderer tredjeparts tjenesteleverandører. Følgende tredjeparts tjenesteleverandører eller kategorier av tredjeparts tjenesteleverandører KAN behandle personopplysninger om deg for følgende formål:

•             Internett- og nettstedvertsselskaper og -tjenester

•             Hoved- og nøytrale leverandører – nettbaserte timelister og fakturabehandlingstjenester

•             ESOS og tilknyttede eller datterselskaper for å behandle lønnsutbetalinger, fakturabehandling og innkreving av gjeld

•             DBS- og avsløringsforespørsler – uCheck

Hvor sikker er informasjonen min hos tredjeparts tjenesteleverandører og andre enheter i selskapet vårt?

Alle våre tredjeparts tjenesteleverandører og andre enheter er pålagt å ta passende sikkerhetstiltak for å beskytte din personlige informasjon i tråd med våre retningslinjer. Vi tillater ikke våre tredjeparts tjenesteleverandører å bruke dine personopplysninger til sine egne formål. Vi tillater dem kun å behandle dine personopplysninger for spesifiserte formål og i samsvar med våre instruksjoner.

Hva med andre tredjeparter?

Vi kan dele dine personopplysninger med andre tredjeparter, for eksempel i forbindelse med mulig salg eller restrukturering av virksomheten. Vi kan også trenge å dele din personlige informasjon med en regulator eller på annen måte overholde loven.

DATASIKKERHET

Vi har satt i gang tiltak for å beskytte sikkerheten til informasjonen din. Detaljer om disse tiltakene er tilgjengelig på forespørsel.

Tredjeparter vil kun behandle din personlige informasjon i henhold til våre instruksjoner og der de har samtykket i å behandle informasjonen konfidensielt og holde den sikker.

Vi har iverksatt hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å forhindre at din personlige informasjon ved et uhell går tapt, brukes eller får tilgang til på en uautorisert måte, endres eller avsløres. I tillegg begrenser vi tilgangen til din personlige informasjon til de ansatte, agenter og andre tredjeparter som har et forretningsbehov å vite. De vil kun behandle dine personopplysninger etter våre instruksjoner, og de er underlagt taushetsplikt. Detaljer om disse tiltakene kan fås fra vår personvernansvarlig.

Vi har innført prosedyrer for å håndtere ethvert mistenkt datasikkerhetsbrudd og vil varsle deg og enhver gjeldende regulator om et mistenkt brudd der vi er lovpålagt å gjøre det

OPPBEVARING AV DATA

Hvor lenge vil du bruke informasjonen min?

Vi vil bare beholde din personlige informasjon så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene vi samlet den inn for, inkludert med det formål å tilfredsstille eventuelle juridiske, regnskaps- eller rapporteringskrav. Detaljer om oppbevaringsperioder for ulike aspekter av din personlige informasjon er tilgjengelig i vår oppbevaringspolicy som er tilgjengelig fra Data Protection Manager. For å bestemme passende oppbevaringsperiode for personopplysninger, vurderer vi mengden, arten og sensitiviteten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade fra uautorisert bruk eller utlevering av personopplysningene dine, formålene vi behandler personopplysningene dine for og om vi kan oppnå disse formålene på andre måter og de gjeldende juridiske kravene. Vanligvis regner vi med at vi vil beholde opplysningene dine i seks år etter regnskapsåret vi sist behandlet personopplysningene dine, det vil si fra datoen du sist jobbet for oss.

I noen tilfeller kan vi anonymisere din personlige informasjon slik at den ikke lenger kan knyttes til deg, i så fall kan vi bruke slik informasjon uten ytterligere varsel til deg. Når du ikke lenger er ansatt eller ansatt i selskapet, vil vi beholde og sikkert ødelegge din personlige informasjon i samsvar med gjeldende lover og forskrifter

DINE RETTIGHETER – INDIVIDUELLE RETTIGHETER

Din plikt til å informere oss om endringer

Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er nøyaktige og oppdaterte. Hold oss informert dersom personopplysningene dine endres i løpet av perioden du leverer tjenester til oss.

Dine rettigheter i forbindelse med personopplysninger

Under visse omstendigheter har du ved lov rett til:

•             Be om tilgang til din personlige informasjon (ofte kjent som en «forespørsel om tilgang til datasubjekter»). Dette gjør at du kan motta en kopi av personopplysningene vi har om deg og kontrollere at vi behandler den på lovlig vis.

•             Be om retting av personopplysningene vi har om deg. Dette gjør at du kan få ufullstendig eller unøyaktig informasjon vi har om deg rettet

•             Be om sletting av din personlige informasjon. Dette gjør at du kan be oss om å slette eller fjerne personopplysninger der det ikke er noen god grunn til at vi fortsetter å behandle dem. Du har også rett til å be oss om å slette eller fjerne dine personopplysninger der du har brukt din rett til å protestere mot behandling (se nedenfor)

•             protestere mot behandling av dine personopplysninger der vi er avhengige av en legitim interesse (eller interessen til en tredjepart), og det er noe ved din spesifikke situasjon som gjør at du ønsker å protestere mot behandling på denne grunn. Du har også rett til å protestere der vi behandler personopplysningene dine for direkte markedsføringsformål

•             Be om begrensning av behandlingen av personopplysningene dine. Dette gjør at du kan be oss om å stanse behandlingen av personopplysninger om deg, for eksempel hvis du vil at vi skal fastslå nøyaktigheten eller årsaken til behandlingen av dem

•             Be om overføring av personopplysningene dine til en annen part.

Hvis du ønsker å gjennomgå, bekrefte, korrigere eller be om sletting av dine personopplysninger, protestere mot behandlingen av dine personopplysninger eller be om at vi overfører en kopi av dine personopplysninger til en annen part, vennligst kontakt vår databeskyttelsessjef skriftlig.

Det kreves vanligvis ingen gebyr

Du trenger ikke å betale et gebyr for å få tilgang til din personlige informasjon (eller for å utøve noen av de andre rettighetene). Vi kan imidlertid kreve et rimelig gebyr hvis forespørselen din om tilgang er åpenbart ubegrunnet eller overdreven. Alternativt kan vi nekte å etterkomme forespørselen under slike omstendigheter.

Hva vi kan trenge fra deg

Det kan hende vi må be om spesifikk informasjon fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din og sikre din rett til å få tilgang til informasjonen (eller utøve noen av dine andre rettigheter). Dette er et annet passende sikkerhetstiltak for å sikre at personlig informasjon ikke blir avslørt til noen som ikke har rett til å motta den.

RETT TIL Å TREKKE SAMTYKKE

I de begrensede omstendighetene hvor du kan ha gitt ditt samtykke til innsamling, behandling og overføring av dine personopplysninger for et bestemt formål, har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt for den spesifikke behandlingen når som helst. For å trekke tilbake ditt samtykke, vennligst kontakt vår databeskyttelsessjef. Når vi har mottatt varsel om at du har trukket tilbake samtykket ditt, vil vi ikke lenger behandle opplysningene dine for formålet eller formålene du opprinnelig godtok, med mindre vi har et annet legitimt grunnlag for å gjøre det i loven.

DATABESKYTTELSESLEDER

Vi har utnevnt en personvernansvarlig for å overvåke overholdelse av denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål angående denne personvernerklæringen eller hvordan vi håndterer personopplysningene dine, kan du kontakte vår personvernansvarlige – Sergiu.Calauz på @ (A rond) a1care.no.

ENDRINGER I DENNE PERSONVERKMELDINGEN

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne personvernerklæringen når som helst, og vi vil gi deg en ny personvernerklæring når vi gjør noen vesentlige oppdateringer. Vi kan også varsle deg på andre måter fra tid til annen om behandlingen av dine personopplysninger